Jos yrittäjän ja yrityksen elämässä on jotain varmaa kasvua, niin ainakin se, että asiakirjojen määrä jatkaa kasvuaan koko yrityksen elinkaaren ajan, kehdosta hamaan tulevaisuuteen. Lakien ja sopimusten velvoittamina asiakirjojen määrää on vaikea rajoittaa, mutta niiden asiallisuuteen ja järkevään säilyttämiseen yrityksellä on mahdollisuus puuttua. 

Asiakirjoja syntyy jo ennen kuin yritys on aloittanut varsinaisen toimintansa. Syntyy asiakirjasalkku, asiakirjamappi, asiakirjahylly, asiakirjahyllystö ja lopulta asiakirja-arkisto. Kuinka monta asiakirjaa yrityksen elinkaarten aikana syntyy, sitä ei taida tietää kukaan. Sähköisiin asiakirjoihin siirtyminen tietenkin helpottaa niin säilyttämistä kuin järjestyksenkin pitoa, mutta toistaiseksi paperisia asiakirjoja syntyy edelleen runsaasti, koska sähköinen allekirjoittaminen ei vielä ole kaikilla käytössä.

Periaatteessa vain tärkeät, hyödylliset ja lain säilyttämistä edellyttävät asiakirjat taltioidaan. Monissa pk-yrityksissä, joissa ei ole arkistointin erikoistunutta henkilöstöä, asiakirjapinot tahtovat kuitenkin kasvaa hallitsemattomasti. Sähköisessä muodossa hallinta ja säilytyskin on helpompaa ja kustannuksetkin lähes olemattomat, mutta kannattaako silti kaikkea säilyttää.

Ei kannata. Johtoajatuksen olisi edelleen oltava, että vain hyödyllinen, tarpeellinen ja lain edellyttämä tieto säilytetään. Mitään materiaalia ei kuitenkaan kannata syöttää silppuriin tai lähettää bittiavaruuteen asiaa tarkemmin pohtimatta. Se voi joskus olla kohtalokasta varsinkin kirjanpitomateriaalin kohdalla.

(juttu jatkuu videon jälkeen)

Pro Pilvipalveluiden HSEQ-järjestelmä kalvosarjana

Olemme koostaneet ytimekkään kalvosarjan, jonka avulla voitte tutustua palvelutarjontaamme. Lataa pdf-muotoinen kalvosarja alla olevasta linkistä.

Lataa kalvosarja (pdf)

HSEQ-järjestelmä videona

www.propilvipalvelut.fi/pro-palveluiden-esittely

Alusta alkaen

Ensin tulee idea, sitten suunnitelmat, ja siitä alkaa asiakirjojen tuottaminen. Pidetään palavereja, päätetään yhtiömuodosta, tehdään osakassopimukset, neuvotellaan pankin kanssa, käydään toimipaikkaneuvottelut, valitaan kirjanpitotoimisto ja tehdään ehkä jo vuokra- tai urakkasopimus. Lopullisen leiman papereihin iskee kaupparekisteri. Perustamisasiakirjat kulkevat sen kautta.

Perustamisruljanssissa syntyy asiakirjoja lisäksi ainakin asioinnissa eri lupaviranomaisten ja vakuutusyhtiön kanssa. Yrittäjän on otettava vähintään eläkevakuutus (YEL).

Suomen lainsäädäntö pyrkii mahdollisimman pitkälti siihen, että asiakirjat tehtäisiin sähköisesti. Myös osakeyhtiön tai toiminimen perustamisilmoituksen voi tehdä verkossa, mutta myös paperilomakkeella. Hallinnon edellyttämät lomakkeet on saatavissa sähköisessä muodossa.

Sähköinen tallentaminen ja allekirjoitus

Lainsäädäntö asettaa tiettyjä vaatimuksia tietyille asiakirjoille, esimerkiksi tilinpäätösasiakirjoille, ja niiden käsittelylle. Näin pyritään muun muassa ehkäisemään ongelmatilanteet, helpottamaan valvontaa ja kohdentamaan vastuu selvemmin.

Asiakirjan todistusvoiman ja oikeustoimikelpoisuuden vahvistaa allekirjoitus, leima tai muu varmennus. Tietyt asiakirjat on pystyttävä todistamaan alkuperäisiksi. Tästä syystä yleinen käsitys on, että käsin allekirjoitetun asiakirjan todistusvoima on vahvempi kuin digitaalisesti allekirjoitetun. Tämä ei kuitenkaan pidä paikkaansa. Sähköinen allekirjoitus ja digitaalinen asiakirja on jopa vahvempi ja varmempi kuin usein hyvinkin sutaisten tehty nimituherrus.

Hyvät ja selkeät asiakirjat ovat kaikkien osapuolten etu. Hyvän asiakirjapohjien valikoiman pk-yrityksille tarjoaa Pro Asiakirjat -palvelu. Kokonaisuus myös osoittaa konkreettisesti kuinka paljon ja millaisia asiakirjapohjia yritys tarvitsee.

Yhtä järkevää kuin siirtyä käyttämän sähköistä arkistointia on siirtyä asiakirjojen sähköiseen allekirjoittamiseen. Sähköisesti voidaan allekirjoittaa periaatteessa kaikki asiakirjat. ”Silmästä silmään” tapaamisen yhteydessä esimerkiksi vuokra- ja työsopimukset on kuitenkin turvallisinta allekirjoittaa kummankin osapuolen ollessa paikalla.

Valmis pohja auttaa ja nopeuttaa

Kuten todettu, yritys aloittaa toimintansa laatimalla asiakirjoja, ja niin se myös jatkaa toimintaansa, halusipa sitten tai ei. Asiakirjojen tekemistä ei voi välttää. Niiden tekemistä vaativat viranomaiset ja eri yhteistyökumppanit lakien ja sovittujen käytäntöjen perusteella. On laadittava muun muassa liiketoimintasuunnitelma, rahoitushakemus, työsopimukset, työturvallisuutta, työterveydenhuoltoa ja erilaisia erikoistehtäviä koskevia sopimus-, lupa- ja jälkiselvitysasiakirjoja.

Usein käy niin, että asiakirjan laatimisen tarve tulee yllättäen, eikä siihen olla etukäteen varauduttu. Kysellään miten ja kuka laatii asiakirjan, ja onko meillä esimerkkiä minkä mukaan toimitaan. Suurissa yrityksissä tällaisia ei yleensä tarvitse kysellä, mutta pk-yrityksissä ne ovat aika arkipäiväisiä.

Yrityksellä on yleensä jokseenkin hyvin toimivat laskutusohjelma ja asiakasrekisteri, mutta muiden hallintoon liittyvien asiakirjojen hallinta voi olla levällään kuten ne kuuluisat Jokisen eväät. On pulaa valmiista hyvistä asiakirjapohjista juuri silloin kun niitä kipeästi tarvitaan.

Huonot asiakirjat antavat yrityksestä huonon kuvan ulospäin, hyvät toimivat puolestaan päinvastoin. Ne voivat osoittautua merkittäväksi kilpailuedun tekijäksi ja suureksi luottamuksen herättäjäksi.

Päämiehet, asiakkaat, viranomaiset, tilaajat, auditoijat ym. yrityksen ulkopuoliset tahot tekevät huomioita yrityksestä ja arvioivat sen sopivuutta yhteistyökumppaniksi muun muassa tuotettujen asiakirjojen perusteella. Kun asiakirjalle on olemassa valmis selkeä ja asianmukainen pohja, on lopputulos varmemmalla pohjalla.

Neuvot voivat maksaa maltaita

Apua asiakirjojen laatimiseen on saatavissa. Pienelle organisaatiolle ensimmäinen auttaja voi olla kirjanpitäjä tai pieni kirjanpitotoimisto. Jos sen apu ei riitä, on käännyttävä tilintarkastajan, konsultin tai juristin puoleen. Näiden laskutus pienestäkin avusta voi yllättää, se voi maksaa niin sanotusti maltaita. Huonosti laaditut asiakirjat taas voivat koitua kohtalokkaiksi hyvällekin yritykselle. 

Hyvät neuvot voivat tietenkin olla hintansa väärti, mutta ihan kaikesta ei kannata maksaa, jos asia hoituu ominkin voimin. Hyvät valmiit asiakirjapohjat tarjoavat tähän oivan ”kolmannen tien”. Ne ja hyvä järjestelmä voivat turvata myös sen, että tietosuojan ja -turvan vaatimukset täyttyvät.

Hyvän dokumenttihallinnan merkitys korostuu esimerkiksi lisärahoituksen tai omistajapohjan laajennusaikeissa tai uuden omistajan etsinnässä myyntitilanteessa.

Miten ja kauanko säilytetään?

Mikään laki ei suoranaisesti anna yksityiskohtaisia ohjeita millä tavalla yrityksen on arkistoiva asiakirjamateriaalinsa. Järkevää on pitää se kuitenkin tallessa niin, että tarvittavat asiakirjat löytyvät vahingoittumattomina helposti yhdestä paikasta ja ovat helposti tulostettavassa muodossa. Se on tärkeää jo pelkästään yrityksen omien tarpeiden vuoksi. Aineiston voi säilyttää paperisena, sähköisenä tai näiden yhdistelmänä. 

Asiakirjojen säilytysajasta laissa on tarkkoja määräyksiä. Nämä kannattaa aika ajoin tarkistaa, ja viimeistään siinä vaiheessa, kun paperisina säilytettävien asiakirjojen hyllyt pursuavat yli laitojen. Näin tapahtuu helposti varsinkin kirjanpitomateriaalien kanssa.

Pääsääntöisesti yrityksen kirjanpitoa on säilytettävä aineistolajista riippuen 6-10 vuotta. Kuusi vuotta säilytettävien aineistojen kohdalla aika lasketaan sen kalenterivuoden lopusta, jona tilikausi päättyy. Jos tilikausi päättyy esimerkiksi 30.4. 2021, niin kuusi vuotta säilytettäväksi määrättyä aineistoa on säilytettävä vuoden 2027 loppuun saakka. Kymmenen vuotta säilytettäväksi määrätyn aineiston elinkaaren aika sen sijaan lasketaan tilikauden päättymispäivästä.